Trend Alert: Silent Meetings

CATEGORY / education TAGS / productivity, silent meeting, trend alert, work Fractals LAB / Forma DATE / agosto 1, 2019

Trend Definition

Riunioni che iniziano con mezz’ora di silenzio durante la quale i partecipanti leggono e commentano informazioni scritte, con lo scopo di limitare lo spreco di tempo e favorire l’inclusione.

Trend History 

Si chiamano “silent meetings”, e sono il nuovo trend che sta conquistando le aziende tech. Lanciato da Jeff Bezos di Amazon nel 2012, questo modello di riunioni viene applicato oggi anche da altre grandi compagnie quali Square, Twitter e Linkedin, e si sta ulteriormente diffondendo grazie ad articoli pubblicati su piattaforme come Medium.

Ogni azienda adotta i silent meeting a suo modo, ma la caratteristica di base rimane la stessa: prima che si inizi a parlare, i dipendenti sono chiamati a leggere il materiale scritto preparato per l’occasione ed eventualmente a digitare o annotare i propri commenti in rigoroso silenzio.

Gli esperti sostengono che questo approccio porti ad una miglior preparazione dei partecipanti sugli argomenti in oggetto, alla nascita di idee più mature ed efficaci e a discussioni più brevi, evitando ripetizioni e conflitti.

Più importante ancora: interagire tramite lettura e scrittura, anzichè in modo orale, dà a tutti la possibilità di essere ascoltati, compresi gli appartenenti a minoranze, le donne, i lavoratori da remoto e i dipendenti più timidi. Queste categorie tendono, infatti, ad essere messe (spesso non intenzionalmente) in secondo piano o a non riuscire a prendere la parola nelle riunioni di formato tradizionale. 

Trend Evidences

Il CEO di Amazon, Jeff Bezos, è considerato il padre  dei silent meeting. Quando convoca il suo staff esecutivo, fornisce a tutti un documento di più pagine e chiede di leggerlo in silenzio, prendendo appunti ai margini, durante 30 minuti. Soltanto al termine di questo periodo, i partecipanti alla riunione possono iniziare a parlare. Con questo sistema, Bezos si assicura che le persone presenti abbiano tutte lo stesso livello di conoscenza e comprensione degli argomenti che verranno trattati. In una lettera annuale agli azionisti, ha definito il periodo di silenzio “study hall”, “sala studio”. 

Seguendo l’esempio di Amazon, i silent meeting sono stati adottati più di recente anche all’azienda di pagamenti Square. Qui la product manager Alyssa Henry è solita chiedere al suo staff di leggere in silenzio un Google Doc e usare i commenti per fare domande e rispondere ai quesiti altrui. Questo processo richiede in genere circa 30 minuti di tempo e aiuta i dipendenti ad identificare i punti chiave che hanno davvero bisogno di essere discussi di persona, eliminando quelli superflui e riducendo così la lunghezza della conversazione. Ma i benefici vanno ben al di là della mera produttività.

Stando a quanto riportato dal software engineer di Square Pierre-Yves Ricau in un post su Medium  , la Henry avrebbe affermato: 

 “Numerosi studi affermano che gli appartenenti a minoranze, le donne, i lavoratori da remoto e le persone introverse tendono a passare in secondo piano o hanno difficoltà a far sentire la propria voce nel contesto di una riunione tradizionale. É un peccato non solo per loro, che vengono privati di potere, ma anche per chi, senza volerlo, ne sovrasta le voci, e per i leader stessi, che vorrebbero ascoltare le idee migliori ma non possono farlo perché spesso chi ce le ha viene, seppur non intenzionalmente, messo a tacere”. 

Secondo lei, i silent meeting offrono una soluzione concreta al problema, dal momento che chiunque può loggarsi in un documento di Google e partecipare in tempo reale alla conversazione, persino se si trova a migliaia di kilometri di distanza.

Il fondatore e CEO di Square, Jack Dorsey, è un acceso sostenitore di questa pratica, che ha pubblicamente appoggiato su Twitter: “Funziona”, ha scritto.  E, naturalmente, non ha tardato ad importarla anche nell’altra azienda che gestisce: la stessa Twitter. 

David Gasca, che lavora come product manager al servizio di microblogging e ha avuto modo di sperimentarla di persona, ha pubblicato di recente il Manifesto dei Silent Meeting, che potete leggere qui. 

Anche le più alte cariche di LinkedIn abbracciano il trend nelle occasioni che ritengono più opportune, riservandosi 5 o 10 minuti prima di iniziare a parlare per leggere in silenzio il materiale che verrà discusso.

Due sostenitori dei silent meeting dall’associazione no profit Post Growth Institute hanno definito il sistema “incredibilmente produttivo, flessibile e democratico”. Invece dei Google Docs, loro l’hanno applicato attraverso quello che chiamano “Silent Skype” e che consiste nel riunirsi via Skype usando, però, solo la chat. Scrivendo anzichè parlare, i partecipanti hanno più tempo per riflettere su quello che hanno da dire e possono concentrarsi al 100% sui materiali che vengono condivisi senza essere distratti da qualcuno che parla e dall’esigenza di ascoltarlo attivamente. 

Nel suo nuovo libro “The Surprising Science of Meetings,” Steven G. Rogelberg, professore di management all’Università del North Carolina e consulente per aziende quali IBM e  Procter & Gamble, sostiene che alcune delle migliori idee nascono alle riunioni in cui non si parla (del tutto o per un periodo di tempo). Infatti, durante una conversazione orale, alcune persone si sentono intimidite e non esprimono le loro idee, mentre altre parlano talmente a lungo da impedire ai colleghi di ricordarsi cosa volevano dire. 

Secondo Rogelberg (ma anche secondo alcuni studi!) annotare le proprie idee durante sessioni di brainstorming silenziose dà origine a risultati di gran lunga migliori.

Schermata 2019-07-31 alle 20.44.00

Siete curiosi di saperne di più su questo trend? Scrivete ad info@fractals.it per richiederci un report approfondito!

Lascia una risposta

L'indirizzo email non verrà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *

È possibile utilizzare questi tag ed attributi XHTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

© Fractals di Nausica Montemurro - Via B.Croce 17 07041 Alghero - P.IVA 02761310909 | PRIVACY